Configurações necessárias para Envio de NF-e, Boletos e Orçamentos por e-mail
O Tutom® possui o recurso para envio de e-mail com Boleto, XML, DANFE e Orçamento para o seus clientes.
Para utilizar o recurso de envido de NF-e, boletos e orçamentos por e-mail é necessário que sejam feitas as configurações do remetente do e-mail, e nesse caso precisamos informar os dados conforme imagem a seguir:
Menu Apoio > Configurações > Conta de E-mail.
NOTA: O servidor SMTP muda de acordo com o provedor de e-mail que você estiver utilizando
Depois de configurar as informações de remetente de e-mail é necessário fazer o cadastro do contato no sistemas, através do menu: Cadastro > Clientes > aba Contatos.
Na aba contatos é necessário obrigatoriamente informar um nome, e-mail, Email Finan.
Também é possível informar um e-mail na aba Internet, mas o sistema seleciona apenas uma das informações; Preferencialmente serão usados os e-mails cadastrados na aba contatos, nesse caso pode ter mais de um contato com a informação de Email Finan.; Caso não exista nem um contato será utilizado o e-mail informado na aba internet, conforme imagem a seguir:
Com essas opções devidamente cadastradas, ao enviar um boleto o sistema ira preencher a tela de Enviar e-mail com todos os e-mails cadastrados na aba Contatos, caso não tenha nem um e-mail na aba contatos será usado o e-mail da aba internet.
NOTA: Caso selecionar a opção Em lote na tela de Imprime Boleto o sistema ira apresentar a tela de Enviar E-mail para cada um dos lançamentos selecionados, mesmo que os títulos sejam do mesmo cliente.
Para fazer o envio do XML e da DANFE é necessário ter o e-mail devidamente configurado no Tutom NF-e e ter o e-mail do cliente cadastrado na aba contatos do cadastro do cliente com a opção Email NF selecionada conforme imagem a seguir:
NOTA: Pode existir mais de um contato com a opção Email NF selecionado, para ser enviado a mais de um contato.
A configuração do Tutom NF-e é feita no momento em que é implantado o sistema, caso necessite trocar o remetente do e-mail, por favor entrar em contato com o suporte.
Caso a opção acima não esteja selecionada o sistema ira enviar o e-mail com o XML e DANFE para o e-mail que estiver configurado na aba internet.
Para enviar o Orçamento é necessário gerar um orçamento em Faturamento > Venda Balcão e clicar em Anexo de e-mail.
Para envio de orçamentos é necessário informar o e-mail do seu cliente manualmente, pois nesse caso o sistema não busca a informação no cadastro do cliente.
Caso precisar reenviar um orçamento ao seu cliente,será necessário acessar o menu Faturamento > Emissão de Documentos > Reimprime Orçamento e informar o número de lançamento do Orçamento que deseja reenviar por e-mail.
Utilize o menu Estoque > Manutenção de Orçamentos para ter detalhes do orçamento.
Conforme a emissão do orçamento na tela da venda balcão será necessário informar o e-mail do seu cliente manualmente.