O menu “Contrato” está localizado no canto superior esquerdo da página inicial do CRM.
Ao clicar no menu “Contrato”, são apresentados mais dois submenus, “Novo Contrato Recorrente” e “Gerenciar Contrato Recorrente”.
A primeira opção de submenu é “Novo Contrato Recorrente“ e ao clicar nessa opção uma nova tela será aberta (tela de Novo Contrato Recorrente). Essa tela é onde deve ser cadastrado o Contrato Recorrente que posteriormente será utilizado para gerar uma nova proposta.
Campos disponíveis:
Número do Pedido: Não é um campo que obrigatoriamente deve ser preenchido para conseguir gerar um novo contrato.
Titulo: Campo obrigatório, um dos campos responsáveis pela identificação do contrato.
Cliente: Campo obrigatório, responsável por identificar o cliente associado aquele contrato.
A/C: Campo A/C (Aos Cuidados), não obrigatório.
Validade: Campo obrigatório, campo que determina a validade de contrato.
Data de Início: Data de início do contrato, padrão o dia atual.
Tipo de Proposta: Campo obrigatório, campo que identifica o tipo de proposta.
Cond. Pagto: Campo obrigatório, campo que identifica as condições de pagamento.
Tipo de Cobrança: Campo obrigatório, campo para inserir o tipo de cobrança que deverá ser utilizado.
Observações: Observações gerais do contrato.
Alerta para o Fat: Campo de texto que será posteriormente anexado junto a proposta na etapa de faturamento.
Contrato retroativo: Campo de seleção para definir se o contrato é retroativo ou não.
Campos Botões disponíveis:
Grupos: Ao clicar no botão grupos é aberta uma nova janela, “Novo Contrato Recorrente - Grupos“, é nesta janela onde é feito o controle dos grupos associados ao Contrato.
A principio só a opção de incluir está disponível e quando clicamos é apresentada uma janela com um único campo, esse campo é utilizado para denominar o novo grupo:
Após preenchido o campo titulo é necessário clicar no botão OK para dar continuidade no processo e voltar para tela de Novo Contrato Recorrente - Grupos.
Agora os campos para edição de grupo estão disponíveis, possibilitando o preenchimento para o registro de um grupo para o contrato recorrente.
Exclusivamente nessa tela somente os campos que devem ser preenchidos são:
Título: Titulo do grupo.
Tipo de Receita: Tipo de receita do grupo.
Botão Serviços: Abre uma nova tela onde registra-se os serviços do grupo.
Assim como a tela de grupos, é necessário clicar em Incluir para abrir uma tela onde deverá ser informado o tipo de serviço
Ao clicar em ok, a tela de “Novo Contrato Recorrente - Grupos - Serviços” fica em modo editar, possibilitando a alteração dos campos “Descrição do serviço”, “Qtd.” e “Vlr.Unit.”. Entretanto, nessa tela exclusivamente o campo “Qtd.” NÃO DEVE SER ALTERADO.
Para finalizar o cadastro do serviço no grupo é necessário clicar em Aplicar
E após feita esta ação o registro ficará disponível na grade da tela:
Após isso é só clicar no X localizado no canto superior direito, para fechar a tela
”Novo Contrato Recorrente - Grupos - Serviços” e após é só repetir o processo na tela de “Novo Contrato Recorrente - Grupos”, clicar em aplicar e após no X.
POR DEFINIÇÃO O CONTRATO RECORRENTE DEVERÁ CONTER SOMENTE 1 (UM) GRUPO E O MESMO DEVERÁ CONTER APENAS 1(UM) SERVIÇO COM APENAS 1(UMA) QUANTIDADE E O GRUPO NÃO DEVERÁ TER PRODUTOS. NÃO É POSSÍVEL CADASTRAR CONTRATOS CUJA ESSAS CONDIÇÕES NÃO SEJAM ATENDIDAS!
O botão de Anexos: serve para anexar arquivos junto ao Contrato.
Exemplo de Novo Contrato Preenchido:
Ao clicar em OK o Contrato Recorrente será criado e em seguida a tela de “Visualiza Contrato Recorrente“ será aberta:
A tela “Visualiza Contrato Recorrente” tem como principal função disponibilizar a visualização completa do contrato recorrente gerado, entretanto na parte inferior existem dois botões auxiliares:
Com funcionalidades exclusivas nessa tela, o primeiro botão da esquerda para direita é o de “editar” e ao ser utilizado possibilita a edição do contrato recorrente em questão. Já o último botão a extrema direita é o de “cancelar” e ao ser utilizado possibilita cancelar o contrato recorrente em questão. Ao clicar em cancelar será aberta uma nova janela, “Cancelar Contrato Recorrente“ que tem um campo chamado “Motivo”. É necessário preencher esse campo com o motivo do cancelamento do contrato para que ao clicar em OK o contrato seja cancelado:
A segunda opção de submenu é “Gerenciar Contrato Recorrente“ e ao clicar nessa opção a tela aberta, é a de “Gerenciar Contrato Recorrente”. Essa tela é responsável pela apresentação e manipulação dos Contratos recorrentes:
A tela de “Gerenciar Contrato Recorrente” é basicamente dividida em 3 partes:
O filtro, está localizado na parte superior da tela e com 4 campos preenchíveis e 4 botões que realizam ações:
Status CR. : Utilizado para pesquisa personalizada pelo status do contrato, são 3 os tipos de status:
Todos: apresentará todos registros.
Não gerados: apresentará todos os contratos recorrentes que ainda não geraram propostas na data referência, a data referência é o campo do filtro Mês/Ano.
Cancelados, apresentará todos os contratos recorrentes que já foram Cancelados.
Representante: Ao preencher este campo só serão retornados os Contratos que se relacionam com o representante escolhido.
Cliente: Ao preencher este campo só serão retornados os Contratos que se relacionam com o cliente escolhido.
Mês/Ano: Esse campo serve para sabermos se determinado contrato já foi gerado na data em questão, caso o contrato tenha sido gerado nessa data em questão ele será apresentado na cor verde na grade de apresentação de contratos, caso eu mude a data do campo e o mesmo contrato não tenha sido gerado na data em questão ele será apresentado com a cor branca na grade de apresentação de contratos, e caso esteja com a cor amarelo indica que faltou gerar a proposta do contrato em um período de até 12 messes da data de consulta, a cor amarela tem prioridade sobre as demais cores.
Botão Filtrar(CTRL+F), Esse botão serve para aplicar as informações do filtro na grade de apresentação de contratos, ou seja ao clicar nele a grade de apresentação de contratos será atualizada retornando apenas os contratos que correspondem as necessidades dos campos do filtro:
Botão Limpar Filtro, O nome já é intuitivo para real função do botão, entretanto o o campo status CR. tem como padrão o valor: Todos e o campo Mês/Ano tem como valor padrão o mês e ano corrente e quando clicar em limpar filtro caso esses valores estejam diferentes eles serão atualizados para o valor padrão, os demais campos serão limpos, e a grade de apresentação de contratos será esvaziada:
Botão Gerar Relatório: Possibilita exportar a relação de itens retornados pela grade de apresentação de contratos:
Botão Gerar Gráfico: Possibilita a geração de gráfico relacionado a relação de itens retornados pela grade de apresentação de contratos:
A grade de apresentação de contratos:
Essa grade mostra de forma simplificada os Contratos Recorrentes correspondentes as opções filtradas acima, os campos apresentados de forma sequencial da esquerda para direita são: Número que refere-se ao número do contrato recorrente, número do pedido referente número do pedido cadastrado, cliente associado aquele contrato e titulo que é o titulo do contrato.
Ao lado do texto de informações é apresentada uma ícone de lupa:
Se clicar em cima desse ícone no campo Número ou no campo Titulo a tela de visualização de contrato será aberta, se clicar no ícone no campo Cliente a tela de visualização de cliente será aberta.Os botões inferiores:
Botão Marcar Todos: Marca o check box de todos os campos da grade de apresentação de contratos:
Botão Desmarcar Todos: Desmarca o check box de todos os campos da grade de apresentação de contratos:
Botão Alterar Contrato: Esse botão serve para alterar os principais dados de um contrato:
A tela de Alterar Contrato Recorrente será aberta:
É possível editar os campos Título, Descrição do Serviço, Número Pedido, Cobrança retroativa, Data de Início, Alerta para o Fat. e Valor Total do Serviço e ao clicar em OK as alterações serão salvas.
Botão Gerar Proposta: Ao clicar nesse botão:
O(s) Contrato(s) Recorrente(s) selecionado(s) que ainda não tenham sido gerado(s) na data de referência Mês/Ano, ou seja cor branca, serão gerado(s) e terão o processo de faturamento iniciado. NÃO É POSSÍVEL. GERAR CONTRATOS E INICIAR O PROCESSO DE FATURAMENTO DE CONTRATOS RECORRENTES QUE JÁ TENHAM SIDO GERADOS NA DATA DE REFERÊNCIA, OU QUE JÁ ESTEJAM CANCELADOS.
Ao selecionar os contratos desejados e clicar no botão Gerar Proposta/Iniciar Fat., será apresentada uma tela de atenção mostrando os Contrato(s) Recorrente(s) que serão utilizados para gerar propostas:
O processo só será iniciado caso seja clicado em OK, fora isso nenhuma proposta é gerada.
Ao clicar em OK as propostas são geradas e um pop up mostrando o número das propostas geradas é apresentado:
As propostas foram geradas e o processo de faturamento das mesmas já foram iniciadas. as propostas estão disponíveis para visualização no menu de propostas, sub menu gerenciar propostas.
Botão Complemento do Serviço: Ao clicar irá apresentar a tela para adicionar uma mensagem padrão a descrição do serviço.
O sistema sempre irá adicionar a descrição do serviço o numero do pedido e o conteúdo informado na tela “Informações Complementar do Serviço” seguido da data de referencia que esta informado no filtro.
Segue um exemplo de como ficaria o serviço da proposta gerada com a configuração mencionada acima.
Para contratos retroativos será gerado no formato: mês anterior/Ano