Funcionamento do fator de conversão para entrada de NF-e

O fator de conversão tem como objetivo ajustar automaticamente as quantidades dos produtos informadas na Nota Fiscal de entrada para a unidade de medida utilizada no sistema, garantindo consistência entre compra, estoque e venda.

Essa funcionalidade é essencial quando o produto é comprado em uma unidade (ex.: caixa, dúzia, fardo) e controlado ou vendido em outra (ex.: unidade).

Conceito de fator de conversão

O fator de conversão representa a quantidade de unidades internas do sistema correspondente a 1 unidade informada pelo fornecedor.

Exemplo prático

• Produto comprado: Refrigerante – Dúzia

• Unidade utilizada no sistema: Unidade

• Quantidade real: 12 unidades

Nesse cenário:

• A Nota Fiscal do fornecedor informa 1 dúzia;

• O fator de conversão será 12;

• O sistema registrará a entrada de 12 unidades em estoque.

Onde o fator de conversão é utilizado

O fator de conversão é aplicado automaticamente na entrada da NF-e, impactando diretamente:

• A quantidade registrada no estoque;

• O controle de saldo do produto;

• A consistência entre compra e venda.

Cadastro do fator de conversão

O fator de conversão pode ser definido em dois momentos diferentes:

1. Cadastro do produto (Guia Fornecedor)

No cadastro do produto, na guia Fornecedor, é possível informar:

• A referência do produto utilizada pelo fornecedor;

• O fator de conversão correspondente.

Essa configuração permite que, nas próximas entradas de NF-e desse fornecedor, o sistema aplique automaticamente a conversão, sem necessidade de ajustes manuais.

2. Entrada de NF-e com produto novo

Durante a entrada de uma Nota Fiscal com produto ainda não cadastrado, o sistema permite que o fator de conversão seja informado no momento do cadastramento do produto.

Nesse caso:

• O usuário define a unidade interna do sistema;

• Informa o fator de conversão com base na unidade do fornecedor;

• O produto já é cadastrado corretamente, evitando ajustes futuros.

Boas práticas

• Sempre verifique se a unidade do fornecedor é diferente da unidade utilizada no sistema;

• Cadastre corretamente o fator de conversão para evitar divergências de estoque;

• Evite cadastrar fatores incorretos, pois isso pode gerar:

  • Saldo de estoque inconsistente;

  • Erros na precificação;

  • Divergência entre compra e venda.

Atenção

O fator de conversão não altera valores financeiros da Nota Fiscal. Ele é utilizado exclusivamente para ajuste de quantidades conforme a unidade definida no sistema.

Uma configuração incorreta impacta diretamente o controle de estoque, portanto, recomenda-se sempre validar essa informação antes de concluir a entrada da NF-e.